Obchodní podmínky služby Spisio

1. Předmět služby

Poskytovatel zpřístupňuje zákazníkovi službu Spisio na adrese spisio.cz: evidenci dokumentů a spisů, příjem a vypravování dokumentů (datové schránky, e-mail, listinná pošta), spisové plány, skartační řízení, transakční protokol, elektronické podepisování a související funkce popsané na webu a v nápovědě. Služba je navržena v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Konkrétní rozsah (tarif, počet uživatelů, moduly) sjednávají strany ve smlouvě nebo objednávce; nestanoví-li smlouva jinak, platí tyto podmínky.

2. Registrace, účty a přístup

• Obec registruje poskytovatel nebo si ji zákazník založí sám přes formulář „Registrovat obec“; registrace podléhá schválení poskytovatelem (ověření, že jde o oprávněného zástupce obce).
• Správce obce zakládá uživatelské účty pozvánkou a přiděluje role. Zákazník odpovídá za to, že přístup mají jen oprávněné osoby, a za ochranu přihlašovacích údajů. Přihlášení je možné heslem, případně účtem Google nebo Microsoft 365; správce obce může tyto způsoby pro svou obec vypnout nebo vynutit dvoufaktorové ověření.
• Zákazník se zavazuje službu užívat jen v souladu s právními předpisy a nevkládat do ní obsah, k jehož zpracování není oprávněn.

3. Cena a platební podmínky

• Cena se řídí tarifem uvedeným v ceníku na spisio.cz v době objednávky nebo cenou sjednanou ve smlouvě. Ceny jsou uvedeny bez DPH; k ceně se připočítává DPH v zákonné výši.
• Služba se účtuje měsíčně předem, není-li sjednáno jinak. Faktury jsou splatné do 14 dnů od vystavení a zasílají se elektronicky.
• Poskytovatel může ceník změnit s účinností nejdříve 60 dnů po oznámení zákazníkovi; do té doby má zákazník právo smlouvu vypovědět bez sankce.
• Při prodlení s platbou delším než 30 dnů může poskytovatel po písemném upozornění omezit přístup ke službě do zaplacení; data zákazníka zůstávají zachována.

4. Dostupnost, podpora a údržba

• Poskytovatel usiluje o nepřetržitou dostupnost služby; aktuální stav a incidenty zveřejňuje na stránce Stav služby. Plánovanou údržbu oznamuje předem a provádí přednostně mimo pracovní dobu úřadů. Garantovaná dostupnost a reakční doby podpory jsou předmětem smlouvy (SLA) podle zvoleného tarifu.
• Podpora je dostupná na info@spisio.cz a +420 607 903 686 v pracovních dnech; rozsah (e-mail, telefon, priorita) odpovídá tarifu.
• Poskytovatel službu průběžně rozvíjí. Změny, které by podstatně omezily sjednané funkce, oznámí nejméně 30 dnů předem.

5. Data zákazníka, ochrana osobních údajů a mlčenlivost

• Veškerý obsah vložený do služby (dokumenty, spisy, podání, kontakty) zůstává ve vlastnictví zákazníka. Poskytovatel k němu přistupuje jen v rozsahu nutném k provozu, podpoře a plnění zákonných povinností.
• Zákazník je správcem osobních údajů ve spisové službě, poskytovatel jejich zpracovatelem. Strany uzavírají smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR; podrobnosti o zpracování, dílčích zpracovatelích a umístění dat uvádějí Zásady ochrany osobních údajů.
• Poskytovatel provádí pravidelné zálohy a vede neměnný transakční protokol. Zákazník si může data kdykoli exportovat ve formátu podle Národního standardu (NSESSS) a v běžných formátech (PDF/A, XML, CSV).
• Obě strany zachovávají mlčenlivost o informacích, které se v souvislosti se smlouvou dozví, s výjimkou informací veřejně dostupných nebo vyžádaných orgány veřejné moci.

6. Odpovědnost

• Poskytovatel odpovídá za provoz služby v souladu se smlouvou a těmito podmínkami. Neodpovídá za obsah vložený zákazníkem, za správnost údajů získaných z externích systémů (datové schránky, základní registry, Česká pošta) ani za nedostupnost způsobenou těmito systémy, zákazníkovým připojením nebo vyšší mocí.
• Náhrada újmy způsobené poskytovatelem je omezena částkou rovnající se ceně služby zaplacené zákazníkem za 12 měsíců předcházejících vzniku újmy; omezení neplatí pro újmu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti.

7. Trvání a ukončení

• Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, není-li sjednáno jinak. Kterákoli strana ji může vypovědět písemně s výpovědní dobou tři měsíce ke konci kalendářního měsíce.
• Poskytovatel může od smlouvy odstoupit při podstatném porušení podmínek zákazníkem (zejména užití v rozporu se zákonem nebo prodlení s platbou delší než 60 dnů po upozornění).
• Po ukončení smlouvy poskytovatel zpřístupní zákazníkovi export všech jeho dat po dobu 60 dnů a poté je nevratně smaže, s výjimkou záznamů, které musí uchovat podle zákona (účetní doklady). Předání dat do jiného systému spisové služby nebo do archivu probíhá ve formátu NSESSS.

8. Závěrečná ustanovení

Právní vztahy se řídí právem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem. Spory řeší strany přednostně smírně, jinak věcně a místně příslušný soud. Poskytovatel může tyto podmínky změnit; nové znění oznámí zákazníkovi nejméně 30 dnů před účinností a zákazník má do té doby právo smlouvu vypovědět. Odchylná ujednání ve smlouvě mají před těmito podmínkami přednost.