Zásady ochrany osobních údajů

1. Ve kterých rolích údaje zpracováváme

Jako správce zpracováváme údaje návštěvníků webu, zájemců o službu, osob, které za obec uzavírají smlouvu, a držitelů uživatelských účtů ve Spisiu (jméno, e-mail, přihlašovací údaje, záznamy o přihlášení).

Jako zpracovatel zpracováváme obsah spisové služby: dokumenty, podání občanů, datové zprávy, e-maily, adresáře kontaktů a metadata, které do Spisia vkládá obec nebo které obec přijímá od občanů a úřadů. Správcem těchto údajů je vždy obec (zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě). Jednáme jen podle jejích pokynů daných smlouvou o poskytování služby a smlouvou o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR). S dotazy a žádostmi týkajícími se obsahu spisové služby se prosím obracejte na příslušnou obec; rádi jí poskytneme součinnost.

2. Jaké údaje zpracováváme jako správce a proč

• Uživatelský účet (jméno, pracovní e-mail, obec a role, heslo v podobě jednosměrného otisku, nastavení dvoufaktorového ověření): plnění smlouvy s obcí a provoz služby. Uchováváme po dobu trvání účtu; po jeho zrušení ještě 12 měsíců kvůli prokazatelnosti přístupů do spisové služby, pokud zákon nevyžaduje dobu delší.
• Přihlášení přes Google nebo Microsoft 365: pokud si účet propojíte s účtem Google nebo Microsoft 365, přijmeme od poskytovatele jen stabilní identifikátor účtu, e-mail a zobrazované jméno. Tyto údaje slouží výhradně k ověření, že se přihlašuje držitel propojeného účtu. Nepřistupujeme k vašim e-mailům, kalendáři, kontaktům ani souborům a heslo k účtu Google či Microsoft nikdy neznáme. Propojení můžete kdykoli zrušit v Nastavení → Bezpečnost. Použití údajů získaných z Google API se řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití.
• Transakční protokol a bezpečnostní záznamy (čas přihlášení, IP adresa, typ prohlížeče, provedené akce v systému): zákonná povinnost vést transakční protokol spisové služby a náš oprávněný zájem na bezpečnosti. Záznamy o akcích nad dokumenty jsou součástí spisové služby obce a uchovávají se po dobu, kterou stanoví spisový řád obce a archivní předpisy.
• Zájemci a kontaktní formulář (jméno, e-mail, telefon, obec, zpráva): jednání o uzavření smlouvy. Uchováváme nejdéle 12 měsíců od posledního kontaktu.
• Fakturace a smlouva (identifikace obce a jednající osoby): plnění smlouvy a zákonné povinnosti (účetní a daňové předpisy, 10 let).
• Provozní a chybové záznamy (technické logy, hlášení chyb): oprávněný zájem na stabilitě a bezpečnosti služby, uchováváme nejdéle 90 dnů.
• Soubory cookie: web spisio.cz i aplikace používají jen technicky nezbytné cookies a úložiště prohlížeče (přihlášení, volba obce, nastavení zobrazení). Nepoužíváme reklamní ani sledovací cookies třetích stran.

3. Kdo má k údajům přístup

Údaje nepředáváme k marketingovým účelům. Pro provoz služby využíváme tyto dodavatele (dílčí zpracovatele), s nimiž máme uzavřeny smlouvy o zpracování údajů:

• Render Services, Inc. (USA): provoz aplikačního serveru a databáze. Datové centrum se nachází v USA; předání je zajištěno standardními smluvními doložkami EU a účastí dodavatele v rámci EU-U.S. Data Privacy Framework.
• Cloudflare, Inc.: ukládání souborů (příloh dokumentů) v objektovém úložišti, šifrovaně.
• Vercel, Inc.: provoz webových stránek a uživatelského rozhraní.
• Seznam.cz, a.s. (ČR): odesílání systémových e-mailů (pozvánky, obnova hesla, upozornění).
• Functional Software, Inc. (Sentry), region EU: sběr chybových hlášení aplikace.
• Google LLC a Microsoft Corporation: jen pokud se rozhodnete přihlašovat svým účtem Google nebo Microsoft 365 (viz oddíl 2).

Dále mohou údaje obdržet orgány veřejné moci, pokud to ukládá zákon (zejména v rámci spisové služby obce: Národní archiv, datové schránky, Czech POINT, základní registry), a to vždy z pokynu obce jako správce.

4. Jak údaje chráníme

• Přenos dat výhradně šifrovaně (HTTPS/TLS), hesla ukládáme jako jednosměrné otisky.
• Oddělení dat jednotlivých obcí na úrovni databáze (řádková oprávnění), přístup podle rolí a volitelné dvoufaktorové ověření nebo vynucené ověření pro celou obec.
• Pravidelné zálohy databáze a úložiště, neměnný transakční protokol s kontrolou integrity.
• Přístup zaměstnanců provozovatele k datům obcí jen pro podporu, na vyžádání a s záznamem.

5. Vaše práva

Máte právo na přístup k údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Žádost pošlete na info@spisio.cz; odpovíme nejpozději do jednoho měsíce. Týká-li se žádost obsahu spisové služby, je jejím adresátem obec jako správce a my jí poskytneme součinnost. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

6. Změny těchto zásad

Zásady můžeme aktualizovat, například při změně dodavatelů nebo funkcí služby. Aktuální znění je vždy na této stránce; o podstatných změnách informujeme uživatele v aplikaci nebo e-mailem. Datum účinnosti je uvedeno v záhlaví.